作者：恒智科技 韓長虹
在當(dāng)今時(shí)代，科技與產(chǎn)業(yè)的革新浪潮洶涌澎湃，檔案工作所處的環(huán)境、涉及的對(duì)象以及涵蓋的內(nèi)容都經(jīng)歷了前所未有的變革。這促使企業(yè)必須革新檔案工作的傳統(tǒng)理念、方法與模式，加速推進(jìn)檔案工作的全方位數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及智能化升級(jí)進(jìn)程。置身于數(shù)字時(shí)代，企業(yè)檔案工作迎來了現(xiàn)代化管理與高質(zhì)量發(fā)展的新階段，面臨著新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。企業(yè)亟需拓展檔案工作的邊界，將原本處于被動(dòng)接收狀態(tài)的模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動(dòng)服務(wù)的新模式，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)所蘊(yùn)含的巨大潛力，使其成為推動(dòng)業(yè)務(wù)創(chuàng)新發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力源泉，發(fā)揮出檔案在賦能業(yè)務(wù)方面的關(guān)鍵引擎作用。
德泰控股項(xiàng)目的創(chuàng)新與亮點(diǎn)
2024年12月3日，經(jīng)過國家檔案局組織的專家驗(yàn)收組綜合評(píng)議，大連德泰控股有限公司成功通過國家級(jí)首批企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)驗(yàn)收。
國家檔案局經(jīng)科司副司長蔡盈芳組織專家驗(yàn)收組，聽取了德泰控股公司數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)工作情況匯報(bào)，觀看了檔案信息系統(tǒng)功能演示，進(jìn)行了專業(yè)質(zhì)詢并按照國家驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格審查了驗(yàn)收材料。經(jīng)專家組綜合評(píng)議，一致同意大連德泰控股有限公司通過國家級(jí)首批企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)驗(yàn)收，成為——全國第9家、東北地區(qū)第1家獲此殊榮的企業(yè)。
自2022年起，國家檔案局啟動(dòng)了企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的分批試點(diǎn)工作，德泰控股是首批試點(diǎn)的86家企業(yè)之一。作為國內(nèi)領(lǐng)先的檔案數(shù)字化建設(shè)一站式解決方案提供商及數(shù)據(jù)智能服務(wù)商，恒智科技憑借在數(shù)字檔案館建設(shè)、電子檔案單套制管理及企業(yè)數(shù)據(jù)治理方面的豐富經(jīng)驗(yàn)，贏得了客戶的信任，并全程參與了試點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)。我們?yōu)榈绿┛毓闪可矶ㄖ屏硕喙δ軝n案管理系統(tǒng)，涵蓋文書管理、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案等多個(gè)類別，并與德泰控股攜手創(chuàng)新，開創(chuàng)“檔案+數(shù)據(jù)”模式，通過核查檔案信息系統(tǒng)中歸集的數(shù)據(jù)，持續(xù)開展數(shù)據(jù)治理、分析及應(yīng)用，將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資源，依托全流程數(shù)據(jù)資產(chǎn)入表工作，完成檔案信息的數(shù)字資源化、資產(chǎn)化及資本化，打通檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)價(jià)值實(shí)現(xiàn)路徑。
企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)新思維：檔案賦能業(yè)務(wù)發(fā)展
企業(yè)檔案作為企業(yè)運(yùn)營過程中形成的重要信息資源，通過有效的管理和應(yīng)用，能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)發(fā)展提供多方面的賦能支持，以下是具體介紹：
一、支持決策制定
● 提供歷史數(shù)據(jù)參考：企業(yè)檔案記錄了企業(yè)過去的經(jīng)營數(shù)據(jù)、市場(chǎng)分析報(bào)告、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等信息。例如，南方電網(wǎng)通過構(gòu)建數(shù)字檔案知識(shí)圖譜，從檔案資源中提取有價(jià)值的部分，為企業(yè)的戰(zhàn)略決策、項(xiàng)目規(guī)劃等提供了豐富的歷史數(shù)據(jù)支持，幫助決策者了解市場(chǎng)趨勢(shì)、行業(yè)動(dòng)態(tài)以及企業(yè)自身的運(yùn)營狀況，從而做出更科學(xué)、合理的決策。
● 助力風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：檔案中包含的合同、法律文件、審計(jì)報(bào)告等資料，能夠幫助企業(yè)評(píng)估潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。通過對(duì)這些檔案信息的分析，企業(yè)可以提前識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，降低業(yè)務(wù)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。
二、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程
● 促進(jìn)流程標(biāo)準(zhǔn)化：檔案記錄了企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如生產(chǎn)流程、銷售流程、客戶服務(wù)流程等。企業(yè)可以依據(jù)檔案中的流程文檔，對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化，確保業(yè)務(wù)操作的一致性和規(guī)范性，提高工作效率和質(zhì)量。比如，一些企業(yè)通過檔案管理系統(tǒng)的流程固化功能，將業(yè)務(wù)流程與檔案管理流程緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化和規(guī)范化。
● 實(shí)現(xiàn)流程協(xié)同：借助檔案管理系統(tǒng)，不同部門之間的業(yè)務(wù)流程可以實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同操作。例如，在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目檔案可以實(shí)時(shí)反映項(xiàng)目的進(jìn)度、資源分配、問題解決等情況，相關(guān)部門人員可以通過系統(tǒng)及時(shí)獲取和更新信息，加強(qiáng)溝通協(xié)作，提高項(xiàng)目執(zhí)行效率，推動(dòng)業(yè)務(wù)流程的順暢進(jìn)行。
三、積累數(shù)據(jù)資產(chǎn)
● 構(gòu)建企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)庫：明確數(shù)據(jù)邊界，確定納入范圍。接著將檔案數(shù)字化，分類整理，編寫描述與元數(shù)據(jù)，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和質(zhì)量檢查。建立元數(shù)據(jù)庫與業(yè)務(wù)庫，采用分布式存儲(chǔ)架構(gòu)，確保數(shù)據(jù)安全與高效訪問。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)管理制度，明確數(shù)據(jù)所有權(quán)、使用權(quán)和管理責(zé)任，定期評(píng)估數(shù)據(jù)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的持續(xù)優(yōu)化和增值。
● 支持創(chuàng)新活動(dòng)：檔案中的歷史案例、研究成果、創(chuàng)意構(gòu)思等信息，可以激發(fā)員工的創(chuàng)新思維。員工在查閱檔案時(shí)，可能會(huì)從中獲得靈感，結(jié)合當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，提出新的業(yè)務(wù)模式、產(chǎn)品設(shè)計(jì)或解決方案，推動(dòng)企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。比如，一些企業(yè)在研發(fā)新產(chǎn)品時(shí)，會(huì)參考檔案中以往類似產(chǎn)品的研發(fā)資料，避免重復(fù)勞動(dòng)，同時(shí)在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，提高產(chǎn)品的競爭力。
四、保障業(yè)務(wù)合規(guī)
● 滿足監(jiān)管要求：企業(yè)檔案是企業(yè)遵守法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的重要證明。在稅務(wù)審計(jì)、環(huán)保檢查、質(zhì)量認(rèn)證等監(jiān)管活動(dòng)中，完整、準(zhǔn)確的檔案資料能夠幫助企業(yè)順利通過審查，證明企業(yè)的合法合規(guī)運(yùn)營。例如，企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案、安全生產(chǎn)檔案等，都是應(yīng)對(duì)相關(guān)部門檢查的關(guān)鍵資料。
● 規(guī)范業(yè)務(wù)操作：檔案中的規(guī)章制度、操作手冊(cè)等文件，明確了企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。員工在開展業(yè)務(wù)時(shí)，依據(jù)檔案中的規(guī)定進(jìn)行操作，可以有效避免違規(guī)行為的發(fā)生，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)的合法性和規(guī)范性，維護(hù)企業(yè)的良好形象和聲譽(yù)。
五、助力市場(chǎng)拓展
● 提供客戶信息支持：客戶檔案記錄了客戶的詳細(xì)信息，包括基本信息、購買歷史、偏好需求、溝通記錄等。通過對(duì)客戶檔案的分析，企業(yè)可以深入了解客戶需求，制定個(gè)性化的營銷策略和客戶服務(wù)方案，提高客戶滿意度和忠誠度，促進(jìn)客戶的重復(fù)購買和口碑傳播，從而拓展市場(chǎng)份額。例如，企業(yè)可以根據(jù)客戶檔案中的購買偏好，向客戶推薦符合其需求的新產(chǎn)品或服務(wù)，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)營銷。
● 支持商務(wù)合作：在企業(yè)與其他企業(yè)或機(jī)構(gòu)進(jìn)行商務(wù)合作時(shí)，檔案中的企業(yè)資質(zhì)證明、業(yè)績案例、合作協(xié)議等資料，可以作為企業(yè)實(shí)力和信譽(yù)的展示。這些檔案信息能夠幫助合作方更好地了解企業(yè)，增強(qiáng)合作信心，促進(jìn)合作項(xiàng)目的順利開展，為企業(yè)帶來更多的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)和市場(chǎng)資源。
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