大連理工大學是教育部直屬全國重點大學，是國家“211工程”和“985工程”重點建設高校，也是世界一流大學A類建設高校。自1949年建校以來，已建成大大小小的建筑約300 余棟，已形成了基建檔案4437 卷。但是，在維護老建筑時，常遇到圖紙難以查找和辨認的問題。同時，對于新項目，基建檔案對項目管理和過程控制至關(guān)重要。因此，改進優(yōu)化基建檔案管理不僅是保護學校歷史底蘊的重要任務，也是支持學校發(fā)展建設的迫切需求。
大連理工大學是教育部直屬全國重點大學，是國家“211工程”和“985工程”重點建設高校，也是世界一流大學A類建設高校。自1949年建校以來，已建成大大小小的建筑約300 余棟，已形成了基建檔案4437 卷。但是，在維護老建筑時，常遇到圖紙難以查找和辨認的問題。同時，對于新項目，基建檔案對項目管理和過程控制至關(guān)重要。因此，改進優(yōu)化基建檔案管理不僅是保護學校歷史底蘊的重要任務，也是支持學校發(fā)展建設的迫切需求。
2023年，大連理工大學檔案館與基建處緊密配合，啟動了基建檔案數(shù)字化專項工作。經(jīng)過深入調(diào)研走訪，與恒智科技達成了合作協(xié)議，共同確定了基建檔案專項行動方案。項目開展過程中，我們嚴格遵守5點原則：
1、規(guī)范有序：嚴格按照《建設工程文件歸檔規(guī)范》等有關(guān)要求，在專業(yè)檔案整理老師指導下，進行檔案的整理、掃描、質(zhì)檢等工作。
2、質(zhì)量過關(guān)：對交付的掃描電子文件逐卷逐件逐頁校核，確保不漏項、不漏頁，嚴把質(zhì)量關(guān)。
3、應歸盡歸：對于歷史上遺留問題逐一排查、核對補全。例如因歷史上樓號曾多次重排導致新舊樓號混用，本次項目將新老樓號分別記錄標注，確保無誤。
4、業(yè)務導向：以業(yè)務導向為出發(fā)點，推動基建檔案得到科學收集、整理、保管和利用。
5、技術(shù)賦能：通過先進的信息化和數(shù)字化技術(shù)，實現(xiàn)檔案的全流程的數(shù)字化管理。
本次共完成272個項目檔案，條目錄入6.8萬條，掃描圖文材料30.3萬頁，掃描圖紙4.1萬幅，整理的電子文件共計847GB。
此項工作開展，實現(xiàn)了所有圖紙都在檔案管理系統(tǒng)中3秒可查，由“紙間”到“指尖”轉(zhuǎn)變，有效解決了基建查檔的最大難題。同時，通過這個項目把檔案里一些“死的信息”變成“活的資源”，數(shù)字化的基建檔案得到更好的保存和利用。借助檔案的力量，歷史久遠教學樓的保護修繕得以順利進行；借助檔案的力量，新的工程項目得以更規(guī)范的完成。
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